HubSpot is een automation tool voor al je marketing, sales en service activiteiten. Dat klinkt jou vast in de oren als ‘Wij van Wc-eend, adviseren Wc-eend’. Daarom zijn we blij dat klanten van Cuex onze visie en aanpak onderschrijven! Wil je toch proberen om HubSpot eerst zelf te implementeren? In deze blog geven we je graag een aantal tips.
Een HubSpot implementatie - ook wel integratie genoemd - is een proces dat een stevige voorbereiding, uitvoering en (eventueel) begeleiding vergt. Alleen dan kan je het maximale uit de software halen en je doelstellingen verwezenlijken. Bovendien levert zo’n degelijke aanpak over de hele linie veel tijdswinst op. Kom je er niet uit? Dan kan je altijd een HubSpot implementatie of integratie uitvoeren in samenwerking met een HubSpot specialist.
De HubSpot implementatie voorbereiden
Een goede voorbereiding is het halve werk. Dat geldt zeker voor een overstap naar én inrichting van HubSpot. Hoe verder je komt in het proces, hoe technischer de implementatie wordt.
#1 Doe (online) vooronderzoek en zorg voor open communicatie
HubSpot is een investering. Of je nou alle Hubs afneemt of slechts beperkte functionaliteit. Wij adviseren een aankoopbesluit nooit te laten maken door één of enkele medewerkers, zoals een marketing manager. Een goede implementatie staat of valt met een breed draagvlak binnen de organisatie.
Wie voor HubSpot kiest, kiest voor een radicaal andere inrichting van zijn marketing (en eventueel sales, service en operations) processen. Wij adviseren daarom lang van te voren - meestal enkele weken tot maanden (afhankelijk van de afgenomen functionaliteit) - met de planning te beginnen.
Bepaal welke afdelingen en medewerkers nodig zijn om een vlekkeloze implementatie uit te denken en uit te stippelen. Stel een stuurgroep samen die bestaat uit vertegenwoordigers van meerdere afdelingen. Op zijn minst mensen met verschillende rollen binnen marketing, sales en ICT.
Bedenk dat marketing straks input nodig heeft van sales om goede campagnes op te zetten. Andersom heeft sales de marketingafdeling nodig voor het inrichten van HubSpot en de pipeline. Welke data over leads moet worden geregistreerd, hoe moeten accountmanagers notificaties ontvangen over nieuwe leads? Beide afdelingen willen immers straks sneller en slimmer werken.
Verder is het verstandig om in ieder geval de ICT-afdeling vroeg in het proces te betrekken. Zij kennen de huidige systemen binnen jouw organisatie. Gebruik je Salesforce als CRM of een ander programma? Zij kunnen zich alvast verdiepen in de technische details van HubSpot. Hoe verhouden zich de objecten waarmee HubSpot werkt tot hun eigen CRM? Wat zien de a-technische stuurgroepleden mogelijk over het hoofd?
Zijn er naast deze 3 afdelingen andere teams of medewerkers die met HubSpot gaan werken? Ook hun input is belangrijk. Waar wij op hameren in deze fase: blijf brainstormen en zorg voor open communicatie. Je kan een mooie machine kopen waar een prijskaartje aan hangt. Maar wat heb je eraan als je niet weet wat je er precies mee wilt, hoe je hem bedient?
Als iedereen op een lijn zit, kom je niet voor onaangename verrassingen te staan, worden verwachtingen waargemaakt en haal je precies dat uit HubSpot wat je voor ogen stond. Verder kan je nog denken aan:
- enquête onder de beoogde gebruikers houden;
- digitale ideeënbus openen.
- communiceren binnen de organisatie wat HubSpot gaat toevoegen en opleveren;
#2 Kies een project ambassadeur
Inventariseren, verschillende interne partijen betrekken, brainstormen. Die eerste stap is essentieel om een compleet beeld te vormen, maar tegelijkertijd is het zaak om het proces te bewaken. Blijf de hoofdlijn vasthouden en probeer niet te verzanden in details. Zeker niet in deze beginperiode.
Wij adviseren om een projectmanager aan te stellen die twee dagen per week vrij kan maken in zijn agenda voor de integratie. Een ‘Project Ambassadeur’ die de voortgang bewaakt, bijeenkomsten plant, informatie ordent en vervolgstappen aankondigt.
Deze persoon moet onvoorwaardelijke steun hebben van het DT en andere leden van de stuurgroep. Hij of zij dient ook de ‘machtspositie’ te hebben om taken te verdelen en medewerkers aan te spreken op hun verantwoordelijkheden. Hij is uiteraard het gezicht van de HubSpot-implementatie. Iedereen klopt in eerste instantie bij hem aan voor vragen of bij het signaleren en doorgeven van problemen.
- stel een project ambassadeur aan;
- communiceer zijn rol binnen de hele onderneming;
- geef hem vaste uren voor deze taak;
- vertrouw hem beslissingsbevoegdheid toe.
#3 Bepaal een Content strategie
HubSpot is de tool om vanuit één platform al je marketing, sales en service activiteiten te bundelen en stroomlijnen. Om op een natuurlijke en persoonlijke manier - via online kanalen - leads te genereren, klanten te converteren en ambassadeurs van je merk te kweken.
Dat lukt je alleen met kwalitatieve content. Denk aan blogartikelen, social media posts, podcasts, mailings, video’s en online events. Op al deze kanalen vertel je jouw verhaal, draag je jouw boodschap uit. Een authentieke story - geen gelikt marketingverhaal - waarin je jouw expertise etaleert. Alleen zo win je het hart en het vertrouwen van potentiële klanten.
Onderschat daarom niet het belang van een uitgewerkte content strategie. Publiceer niet lukraak artikelen, zorg dat er een idee achter zit. Denk daarbij ook aan content clusters en pillar pages. Ga met de stuurgroep om tafel zitten. Vraag je onder meer het volgende af:
- wat wil je communiceren?
- wat zijn je hoofdthema's en onderwerpen?
- wie gaat content maken?
- hebben medewerkers hier het talent en de tijd voor?
- welke type content ga je maken en heb je iets voor alle funnel fases?
- schakel je externe partijen zoals copywriters in?
- maak content alsof jouw buyer persona’s over je schouder meekijken.
- welke keywords zijn belangrijk?
- welke conversie doelen heb je en hoe ga je die met ‘reports’ meten?
#4 Data opschonen
Het kloppende hart van je onderneming is het Customer Relation Management (CRM) systeem. Waarom? Het CRM is de locatie waar centraal alle belangrijke data over leads, prospects en klanten wordt opgeslagen. Wie zijn Hubspot-CRM goed beheert, voorziet zijn marketing-, sales- en service medewerkers van betrouwbare klantgegevens.
Laat dit gezonde digitale hart niet dichtslibben. Begin daarom met relevante, complete klantdata waarin geen dubbelingen zitten. HubSpot heeft verschillende tools om dit te realiseren zoals de Duplication tool. Verder kan je denken aan het het markeren van inputvelden als ‘verplicht’, zodat je zeker weet dat medewerkers vitale informatie correct opslaan. Een ander voorbeeld is het uniform doorvoeren van hoofdlettergebruik bij naam- en adresvelden.
De HubSpot integratie uitvoeren
Brainstormen, een stuurgroep samenstellen, een interne ambassadeur aanwijzen en hem bevoegdheden toewijzen. Zo bereid je een geoliede overstap richting HubSpot voor. Nu verschuift het accent langzaam naar de daadwerkelijke (technische) inrichting van de software.
#5 Custom field mapping en objecten vergelijken
HubSpot heeft tal van mogelijkheden om de data tussen HubSpot en jouw apps te syncen. Van ‘one way syncing’ (beide kanten op) tot ‘two-way syncing’ waarbij je ook filters kan gebruiken om bepaalde data niet te syncen.
Wie Salesforce heeft gebruikt, kan een synchronisatie uitvoeren tussen HubSpot properties en Salesforce fields voor objecten als Contacts, Companies en Deals.
#6 Technische taken
Al je plannen wil je vroeg of laat in een technisch jasje gieten. Denk daarbij aan het installeren van HubSpot Tracking Code. Die coderegels zijn uniek voor ieder HubSpot account en zo is het mogelijk om alle facetten van jouw webtraffic te volgen. Deze code wordt automatisch overgenomen op HubSpot blog posts, landingspagina’s en webpages.
Verder is het verstandig om nu je subdomains in te regelen. Zo’n subdomein is extra informatie die voorafgaat aan je eigenlijke website domein, zoals de toevoeging van het subdomein ‘store’. Zo kan je informatie en secties beter scheiden qua inhoud en/of functionaliteit.
Een goede landing page converteert. Ontwerp een landingspagina daarom aan de hand van verschillende elementen en blokken. Of je nou een product wilt verkopen of bezoekers wilt overhalen om een whitepaper te downloaden. Een goede landingspage ademt een uniforme, duidelijke boodschap qua inhoud, stijl, vormgeving, UI, UX en woordkeuze. Hetzelfde geldt voor Thank You-pages en (blog)content. Dit is ook het moment om te beginnen met lead tracking en denk verder aan:
- het koppelen van je social media accounts;
- het connecten van je blog;
- het uitfilteren van je eigen webverkeer om accurate reports op te kunnen stellen;
- het opzetten van a/b testen.
#7 Testen en uitproberen
Wanneer de technische koppelingen zijn doorgevoerd is het zaak om medewerkers uit te nodigen om de nieuwe website, landing pages en blogartikelen te bekijken. Wat valt hun op met Werken buttons, zijn marges en kleuren in orde, werken de interne en externe links, worden afbeeldingen getoond, lezen de regellengte, regelafstand en font werkelijk prettig? Hoe meer ogen, hoe sneller en hoe meer fouten en onvolkomenheden worden opgespoord. Wanneer je de implementatie goed hebt voorbereid is het een kwestie van kleine aanpassingen doen, de puntjes op de i zetten.
Een HubSpot partner de integratie laten begeleiden
Een HubSpot implementatie kost tijd en energie. Soms is het een frustrerend proces wanneer er onduidelijkheden zijn, de expertise ontbreekt of wanneer medewerkers lijnrecht tegenover elkaar komen te staan.
#8 HubSpot agency inschakelen voor de HubSpot implementatie
Het kan daarom verstandig zijn om een ‘neutrale’ agency in te schakelen. Hun medewerkers hebben immers al talloze HubSpot integraties begeleid. Zij kennen de valkuilen, weten exact welke stappen doorlopen dienen te worden en in welke volgorde.
Zo’n agency zaagt je door om duidelijk te krijgen wat jouw doelen zijn en deze te vertalen naar concrete, meetbare ‘waypoints’. Zij hebben de kennis en kunde om je te voorzien van een compleet en eerlijk advies. Wat werkt in de moderne online sales en marketing? Zij luisteren ook tussen de regels door en zullen je evengoed bepaalde HubSpot functionaliteit ontraden wanneer het niet bijdraagt om jouw doelen te realiseren.
Bij een HubSpot implementatie komt veel kijken. Lang niet alles is in een blog te behandelen. Deze software maakt het mogelijk om jouw business te laten floreren door je (online) krachtiger te positioneren, door je slimmer te laten werken en door klantdata beter te benutten.
Jouw situatie is natuurlijk uniek. Schroom daarom niet om bijvoorbeeld eens contact met ons op te nemen. Leg jouw situatie eens voor aan ons team. Wat doe jij in de B2B, waar wil je naar toe groeien en kan HubSpot jou daarbij helpen? Ons team kan jou daarin adviseren. Vervolgens horen we graag of je jouw droomreis samen met ons gestalte wil geven.
