Het HubSpot CRM vormt het hart van je onderneming. Hier bewaar je alle actuele, gegevens van leads, klanten en ambassadeurs. Een goed onderhouden en slim ingericht CRM helpt je om efficiënter te werken. Toch wil je niet handmatig al je contacten (personen en organisaties) opschonen. Dat is monnikenwerk! Gelukkig heeft HubSpot daar wat op gevonden: de speciale Duplicate Management Tool.
Waarom is deze tool zo handig en nuttig? In je HubSpot licentie betaal je voor elke 1000 marketing actieve contacts. Zaak om dubbele contactpersonen te deleten!
Hoe werkt de Duplicate Management Tool?
Je vindt de tool onder het hoofdmenu item Contacts. Klik daar bovenin op Actions en vervolgens op Manage duplicates. HubSpot genereert dan een lijst die paarsgewijs (mogelijke) dubbele contacten laat zien. Je kan deze contacten dan samenvoegen (‘mergen’) of ervan afzien wanneer je daar reden toe hebt.
Wanneer de Artificial Intelligence van HubSpot 2 objecten vergelijkt, vergelijkt het onder de motorkap namen, e-mail adressen, land (op basis van IP-adres), telefoonnummers, postcodes en bedrijfsnamen. Door wel/niet te kiezen voor contacten samenvoegen geef je voortdurend feedback aan de software. Zo kan de AI steeds beter voorspellen of 2 objecten dubbele contacten zijn.
Ander voordeel van de Duplication Management Tool
Niets is vervelender dan tweemaal dezelfde aanbieding of mailing ontvangen. Het geeft prospects en klanten het gevoel dat ze een nummer zijn. Het komt slordig en onprofessioneel over. Ongewild straal je uit dat je je zaken niet op orde hebt. De Duplication Management Tool voorkomt deze vervelende situaties en draagt zo bij tot een betere ‘customer experience’.
Extra tips voor een schoon CRM
Koude leads kan je bewaren en na een tijd opnieuw benaderen. Mogelijk is hun situatie veranderd en kan je ze nu wel helpen. Toch is het goed om wel kritisch te zijn. Misschien is een bedrijf waar je ooit zaken mee hebt gedaan al lang failliet of heeft een contactpersoon al lang en breed een andere functie of werkgever. Hou overzicht en delete overbodige informatie! Denk daarbij ook aan verplichtingen die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Binnen HubSpot zijn ‘contacts’ een zogenaamd object. Aan dit contact-object hangen tientallen standaard properties op het gebied van contactinformatie, e-mail info, web analytics, conversie gegevens en info voor lead ads. Het is mogelijk om naast al deze velden extra custom properties te maken die naadloos aansluiten bij jouw business.
Het is slim om periodiek te inventariseren of je deze info werkelijk gebruikt. Is een custom property die je ooit hebt ingevuld werkelijk relevant? Maak je er gebruik van om bijvoorbeeld te beoordelen of een klant toe is aan upsellen? Is het handige info om nurturing mails mee te personaliseren? Zo niet dan is het aan te bevelen om deze data te archiveren en om daarna deze property te deleten.
Data staat namelijk niet op zich. Vergaar het met een duidelijk doel voor ogen. Het is essentieel om daarna binnen je CRM verbanden te leggen. Welke contacten ‘hangen’ er allemaal onder 1 organisatie? Wie biedt mogelijk een sales kans? Pas wanneer marketing, sales en service een gedeelde context hebben, ben je in staat beleving toe te voegen en verwachtingen te overtreffen.
