Als salesmanager wil je inzicht in de inspanningen van je team. HubSpot en andere bedrijven bieden tal van mogelijkheden om alle sales data intuïtief te visualiseren. Maar ik vraag je eerst een stap terug te doen. Welke type dashboard wil je eigenlijk creëren?
Wat is een sales dashboard?
Een sales dashboard is een overzichtelijke weergave van al je sales data. Door relevante gegevens te visualiseren kan je in een oogopslag ontwikkelingen en trends waarnemen. Een dashboard is dus een tool die overzicht én inzicht biedt.
In grote lijnen kan je met een dashboard - en de diverse reports daar op - drie typen ‘datastromen’ inzichtelijk maken. Denk aan visualisaties van:
- KPI’s, ofwel Sales Key Performance Indicators;
- Productiviteit (activiteit) van individuele medewerkers en teams;
- Sales pipeline.
Bij de eerste datastroom kan je denken aan je totaalomzet of omzet per productcategorie, regio of vestiging. Natuurlijk wil je jouw bedrijfsgroei volgen door de tijd om ontwikkelingen te doorgronden.
Productiviteit zoomt in op de ‘human factor’. Hoeveel uitgaande telefoongesprekken of ingeplande sales meetings heeft een medewerker gerealiseerd op een dag, gedurende een week of in een hele maand?
Ook kan je allerlei gegevens rond de sales pipeline in een dashboard zetten. Hoe lang duurt de sales cycle gemiddeld en wat zijn uitschieters in positieve of negatieve zin? Wat is de conversieratio per pipeline stage?
Bovenstaande voorbeelden zijn relevant voor elke business. Afhankelijk van je bedrijf zal het ene dashboard waardevoller en relevanter zijn dan een ander. Zakelijke intuïtie is onmisbaar, maar een voorgevoel staven met harde data is zeker zo belangrijk.
Voorbeelden van sales dashboards
Afhankelijk van je business heb je behoefte aan bepaalde sales dashboards. Ik geef nu een aantal voorbeelden. Ik breng ze onder op basis van bovenstaande driedeling.
I - KPI dashboards
Conversie ratio’s en andere indicatoren
Met dit dashboard bepaal je de voortgang van de gehele sales pipeline. Je kan doelen stellen en per tijdseenheid belangrijke conversieratio’s meten, zoals:
- lead naar marketing/sales qualified lead (mql/sql);
- mql naar klant.
Verder kan je denken aan ‘revenue per visitor’ of ‘customer lifetime value’. De lijst van te visualiseren kpi’s is lang.
Sales prestaties per regio
Waar gaan de zaken goed en waar blijven de omzetcijfers achter? Welke producten of diensten zorgen hiervoor? Van maand tot maand kan je zulke ontwikkelingen volgen.
II - Productiviteit/Activiteit dashboards
Individuele medewerker
Dit is een interessant dashboard voor elk sales teamlid. Waarom? Hier kan iemand precies zijn prestaties inzien en volgen. Soms lijkt iemand ‘on a roll’ te zijn, terwijl de data iets anders vertellen. Andersom kan natuurlijk ook. Een balende salesmedewerker - die denkt dat hij ondermaats heeft gepresteerd - krijgt toch een lach op zijn gezicht wanneer hij zijn maandgegevens analyseert. Je zou in dit dashboard verschillende gegevens kunnen opnemen. Voorbeelden:
- aantal geboekte meetings;
- geschatte omzetwaarde per gesloten deal;
Sales manager
Het dashboard van de manager legt de focus op gegevens over de prestaties van de verkoopafdeling. Van de hele vloer, via diverse teams naar de prestaties per individu. Het biedt ook de mogelijkheid om doelstellingen per week of maand stellen en daarmee zijn team te motiveren.
- dagprestaties als aantal gegenereerde leads of ingeboekte meetings;
- aantal maandelijkse klantconversies;
- maandomzet door de tijd;
- prestaties per regio of vestiging.
Sales leaderbord
Dit is altijd een interessant dashboard. Zeker als je hem koppelt aan een groot screen waar veranderingen in de reports live op worden doorgevoerd. Het wakkert gezonde competitie op de sales vloer aan. Voorbeelden van data om te visualiseren:
- aantal telefoontjes;
- aantal geplande meetings;
- gegenereerd omzet per dag, week of maand;
- klanttevredenheidsscores.
Time management
Dit dashboard laat zien waar sales teams en individuele verkopers hun tijd aan besteden. Hoeveel gesprekken voeren ze aan de telefoon, hoeveel uren spenderen ze aan hun administratie etc. Deze gegevens kan je afzetten tegen de inkomsten die medewerkers genereren.
III - Sales pipeline dashboards
Deal voortgang
Dit dashboard toont hoeveel deals zich in een bepaalde pipeline stage bevinden en welke waarde ze vertegenwoordigen. Verder kan je bekijken hoeveel deals waarschijnlijk gesloten gaan worden. Natuurlijk kan je ook selecties maken. Bijvoorbeeld inzoomen op teams en medewerkers.
Win/Loss
Welke deals zijn gesloten en welke zijn afgeketst? Met het win/loss dashboard kan je precies zien welke acties zijn uitgevoerd. Die kunnen je vertellen wat goed ging en waar je een deal hebt laten schieten. Natuurlijk kan je ook vergelijkingen maken met win/loss cijfers van vergelijkbare perioden in voorgaande jaren. Ten slotte kan je jouw prestaties naast jouw branchecijfers zetten om te bepalen hoe je presteert.
Samenvattend
Deze blog was een korte inleiding in de verschillende soorten sales dashboards en reports die vaak worden gebruikt. HubSpot biedt tal van mogelijkheden om de prestaties van je sales team te visualiseren, monitoren en beoordelen. Het mooie is dat je deze activiteiten kan koppelen - als jouw business dat nodig heeft - aan al je marketing, operations en service activiteiten.
Ook in de B2B wordt het steeds belangrijker om potentiële klanten online te informeren en verrassen. Het mooie is dat je tegelijkertijd 'bewijs' kan vergaren. Welke aanpak werkt? De data vertellen het verhaal! HubSpot is een van de tools om dat te visualiseren en de ontwikkelingen te interpreteren. Dashboards spelen bij dat proces een belangrijke rol. In een volgende blog duiken we als inbound sales partner iets dieper in op de mogelijkheden die HubSpot jou biedt.
