Das schlagende Herz Ihres Unternehmens ist das Customer-Relation-Management (CRM)-System. Warum? Das CRM ist der Ort, an dem alle wichtigen Daten zu Leads, Interessenten und Kunden zentral gespeichert werden. Wer sein CRM gut verwaltet, versorgt seine Marketing-, Vertriebs- und Servicemitarbeiter mit zuverlässigen Kundendaten.
Das ist einfacher gesagt als getan. Ein menschliches Herz kann langsam verstopfen, was schwerwiegende Folgen haben kann. Eigentlich gilt für ein CRM dasselbe. Aber wie halten Sie dieses Informationssystem gesund? Ihr Herz trainieren Sie mit Cardio-Fitness. Um ein CRM auf dem neuesten Stand zu halten, sollten Sie am besten auch ein strenges Trainingsregime einhalten. Es ist an der Zeit für ein Customer-Relation-Management-Bootcamp!
Relevante Kontakte behalten
Die Daten in einem CRM-System veralten schnell. Nach einem Jahr ist ein Drittel der Daten nicht mehr verwendbar. Ihre Kontakte ändern die Berufsbezeichnung, Interessenten bekommen eine neue Telefonnummer und Firmen ändern plötzlich ihren Namen. Bevor Sie sich versehen, stecken Sie mit alten, falschen oder doppelten Informationen fest. Zudem nimmt auch die Zahl der „kalten Leads“ rapide zu. Das sind Kundendaten, die digitalen Staub ansammeln, nur Platz wegnehmen und nie verwendet werden.
Filtern und löschen Sie „kalte“ Kontakte. Verwenden Sie Hubspot-Properties wie z. B. Last Marketing Email Open Date, Recent Conversion Date, or Recent Sales Email Replied Date, um eine erste Auswahl zu treffen. Sie können wahrscheinlich viele dieser Kontakte auf einmal löschen.
Eingaben standardisieren & strukturieren
Konsistenz ist beim Anfüllen eines CRM wichtig. In Hubspot können Sie Kontakte manuell eingeben und dieser Vorgang kann standardisiert werden. Praktisch! Sie können Property-Fields (Eigenschaftsfelder) einrichten, die angezeigt werden, wenn Sie neue Kontakte hinzufügen. Sie können auch das Ausfüllen bestimmter Felder als obligatorisch festlegen. Auf diese Weise arbeitet jeder Mitarbeiter nach einem einheitlichen Workflow und das CRM wird nicht unnötig vollgestopft.
Natürlich sammeln Sie in HubSpot mithilfe von Formularen auch Daten über Leads und Interessenten. Fragen Sie sich immer, welche Informationen Sie wirklich benötigen. Das sind Ihre Key-Fields (Schlüsselfelder).
Im Hubspot-CRM können Sie überprüfen, ob bestehende Kontakte bestimmte Key-Fields (Schlüsselfelder) erfüllen. Sie können daraufhin Listen ausdrucken, in denen z. B. ein Key-Field wie ‚Branche‘ oder ‚Job Title‘ leer ist, und diese aktualisieren.
Geschäftsführer, Generaldirektor, General Manager. Es sind unterschiedliche Namen für dieselbe Funktionsbezeichnung. Sie können diesen Kontakten dieselbe Rolle zuweisen. Dadurch lässt sich das CRM leicht in Segmente unterteilen und analysieren.
Zuweisung und Planung von Verantwortlichkeiten
Zum Schluss: Vereinbaren Sie innerhalb des Teams, wer die Aufgabe erhält, das CRM-System zu bereinigen. Je nach Anzahl der Kontakte kann die Reinigung auf wöchentlicher oder monatlicher Basis eingeplant werden.
Wer fit bleiben will, muss schwitzen. Auch an einem aktuellen, vollständigen und akkuraten CRM muss man kontinuierlich arbeiten. In the long run (auf lange Sicht) zahlt sich dieser Aufwand aus. Leads verschwinden nicht vom Radar und Sie können sofort handeln, weil Sie sich auf Ihre Kundeninformationen verlassen können.