Dit artikel geeft een gedetailleerde handleiding voor het opzetten van een integratie tussen HubSpot en Exact Online, in eenvoudige stappen voor een snelle uitvoering.
Voor het opzetten van de integratie tussen HubSpot en Exact Online voer je de volgende stappen uit.
Stap 1 - Creëren van een koppeling
Na het inloggen op Cuex Connect, navigeer je naar "Mijn Koppelingen" en klik je op de knop "+ Koppeling toevoegen". Er verschijnt vervolgens een pop-up formulier waarin je de Exact Online integratie selecteert.
Stap 2 - Verbinden van je HubSpot account
Ga naar de pagina "Mijn Koppelingen", zoek naar de optie voor HubSpot en klik op "Verbind Account". Er verschijnt een pop-up van HubSpot, waarin je selecteert welke HubSpot omgeving je wilt verbinden.
Zodra je HubSpot account succesvol is gekoppeld aan Cuex Connect, worden automatisch enkele properties aangemaakt op zowel company- als dealniveau. Hieronder vind je de velden die de integratie aanmaakt:
Company niveau (Groep Exact Online)
- Company Email
- Country
- Exact Online Invoice Account ID
- Exact Online Sales Order Account ID
- Exact Online Subscription Account ID
- First name
- Last name
- Sales VAT Code
- VAT Number
Deal niveau (Groep Exact Online)
- Billing address - Invoice
- City - Invoice
- Company name - Invoice
- Country - Deliver to
- Delivery date - Order
- Exact Online Order ID
- Exactonline Invoice ID
- Exactonline Sales Order ID
- Exactonline Subscription ID
- Payment condition
- Postcode - Invoice
- Subscription Type
- Warehouses
- Your ref.
Stap 3 - Verbinden van je Exact Online account
Op de pagina "Mijn Koppelingen" vind je ook een optie om je Exact Online account te verbinden met het Cuex Connect platform. Zodra je op de button verbind account klikt krijg je een pop-up scherm te zien met een viertal velden:
- Redirect URI: Een "redirect URI" (Uniform Resource Identifier) is een specifieke URL waar een service of applicatie naar doorverwijst nadat een gebruiker met succes is ingelogd of geautoriseerd. Het wordt vaak gebruikt in OAuth-autorisatieprotocollen, waarbij een gebruiker wordt doorgestuurd naar een specifieke URI nadat ze zijn ingelogd om toegang te verlenen tot bepaalde gegevens of functionaliteiten.
- Client ID: Een "Client ID" binnen Exact Online is een unieke identificatiecode die wordt verstrekt wanneer je een applicatie registreert om toegang te krijgen tot de Exact Online API (Application Programming Interface).
- Client Secret: De Client Secret wordt samen met een Client ID gebruikt om de veilige communicatie tussen de applicatie en de Exact Online-service te waarborgen.
- Division ID: Binnen Exact Online is een "Division ID" een unieke identificatiecode die specifiek is voor een administratieve entiteit of divisie binnen het Exact Online-platform. Dit ID wordt gebruikt om onderscheid te maken tussen verschillende administraties of bedrijfsentiteiten binnen een enkel Exact Online-account.
De Division ID vind je in de URL-balk nadat je bent ingelogd op Exact Online. Je kunt de code herkennen als volgt: https://start.exactonline.nl/docs/MenuPortal.aspx?SsC=1&goPage=&_Division_=3702061
Aanmaken APP Connector in Exact Online
Om velden als Client ID en Client Secret in te vullen, moet je een APP Connector aanmaken in Exact Online. Bekijk de onderstaande video voor een eenvoudige instructie in hoe je dit zelf kunt doen en waar je de informatie over de Client ID en Client Secret vindt.
Stap 4 - Configureren van de integratie
Zodra je zowel de HubSpot- als Exact Online-accounts succesvol aan het platform hebt gekoppeld, kun je beginnen met het configureren van de integratie. Ga binnen het platform naar het tabblad "Mijn Koppelingen". Op deze pagina zie je vervolgens een sectie met de integratie. Klik vervolgens op het potloodpictogram om de configuratie in te stellen.
Nu kun je kiezen welke synchronisatie je wilt opzetten. Je hebt de mogelijkheid om sales orders, abonnementen (subscriptions) of facturen te synchroniseren. Je bepaalt zelf welke synchronisatie je wel of niet activeert.
Het mappen van de velden
Je kiest vervolgens welke gegevens je wilt synchroniseren op basis van de geselecteerde synchronisatiemethode. De properties van zowel HubSpot als Exact Online zijn al geladen. De standaardvelden voor een succesvolle synchronisatie zijn automatisch geactiveerd. Je kunt velden ook gemakkelijk deactiveren of wijzigen.
Het instellen van filters
In de volgende stap bepaal je welke criteria de synchronisatie moet activeren. Door filters in te stellen, bepaal je zelf wanneer de gewenste gegevens gesynchroniseerd worden.
Meer informatie
In dit artikel hebben we een korte handleiding geschreven over de integratie tussen HubSpot en Exact Online. Voor details over het synchroniseren van verkooporders, abonnementen of facturen, klik op de hyperlink van de desbetreffende functie.