De meeste offertes die worden uitgebracht zijn ellenlange verhalen met tekst of enkel een prijsstelling met daaronder de diensten. Oersaai! Zo goed als presentaties worden voorbereid zo belangrijk is het ook aantrekkelijke offertes te maken. Zo sluit jij immers meer deals! In deze blog behandelen we daarom de opbouw van professionele, overtuigende offertes.
Je herkent vast en zeker de volgende situatie. Je rondt net een afspraak met een potentiële klant af en hij vraagt je een voorstel uit te brengen. Hoe sneller je een offerte kan versturen hoe groter de kans dat jij de opdracht wint.
Het maken van een offerte is echter een tijdrovende klus. Je kijkt naar de klok en de volgende meeting begint over ruim een kwartier. Het zou mooi zijn om nu snel een voorstel uit te brengen. Je staat immers nog op het netvlies van je gesprekspartner. Met HubSpot ben je staat om de snelheid van het offertetraject en het salesproces te verhogen, zonder de persoonlijke touch te verliezen en zonder in te boeten aan aantrekkingskracht.
Offertes maken in eigen huisstijl met HubSpot Quotes
HubSpot heeft nieuwe functionaliteit (zie deel 1 over HubSpot offertes) om eigen templates te bouwen. Hierdoor ben je in staat om offertes helemaal naar eigen wens op te maken. Met een paar klikken creëer je een voorstel in je eigen huisstijl, waarbij je beeld in je voordeel laat werken. Een offerte met een aantrekkelijke presentatie door het gebruik van illustraties, logo's, foto's en blokken om stap-voor-stap uit te leggen wat jouw toegevoegde waarde is.
Ben je tevreden? Deel je persoonlijke offerte dan via een geheime link met jouw klant. Hij hoeft dan niet meer te stoeien met allerlei bestandsformaten maar kan direct in zijn browser jouw voorstel benaderen.
Stap voor stap een professionele offerte bouwen
Wanneer je de volgende opbouw in je offerte gebruikt, maak je meer kans om de deal te sluiten.
- Voorblad: maak direct een connectie
Schrijf alle technische gegevens op het voorblad. Denk aan de naam van het bedrijf, voor wie de offerte is en het nummer. Zo krijgt iemand ook het gevoel dat deze offerte speciaal voor hem is geschreven.
- Vervaldatum: geef duidelijk de geldigheidstermijn aan
Een offerte is niet altijd geldig. Zet daarom een vervaldatum op elke offerte. Zorg dat hierna je offerte ook niet meer bereikbaar is en stel eisen aan de geldigheid. Zo zet je jezelf ook exclusiever in de markt.
- Voorwoord: geef je offerte een persoonlijke draai
Hoe maak je een zakelijk voorstel persoonlijk? Door ruimte te laten voor een persoonlijke noot van degene die het voorstel uitbrengt. Denk aan persoonlijke punten die zijn besproken tijdens het salesgesprek, waardoor de lezer meer het gevoel heeft dat het voorstel aansluit bij zijn problemen/behoeften. Zo valt je offerte op, want hoe vaak zie je zo’n persoonlijke ‘touch’? Een lezer voelt zich gehoord wanneer je net een stap extra zet door het toevoegen van persoonlijke elementen.
Extra tip:
HubSpot stelt je in staat om snel persoonlijke teksten, e-mails en offertes te schrijven. Gebruik daarvoor HubSpot Templates. Schrijf bijvoorbeeld een algemeen voorwoord dat je telkens laat aansluiten bij de wensen van je ontvanger. Zo’n Template geef je een naam en voeg je met 1 klik in HubSpot Quotes toe, waarna je de basistekst kan aanpassen.
- Uitleg dienstverlening: presenteer informatie overzichtelijk
Hou offertes overzichtelijk. De technische details van je producten en diensten heeft iemand al op de website gelezen of ze zijn aan bod gekomen tijdens een salesgesprek. Alle mitsen en maren uitleggen en herkauwen is overbodig! De klant heeft al een goed beeld van jouw dienstverlening. Het is veel sterker om in 3 blokken met een foto en een korte tekst aan te geven waarin jouw offerte zich onderscheidt van andere voorstellen.
- Logo's en referenties: zet social proof van klanten in
In de laatste fase van het aankoopproces is het vooral belangrijk dat je vertrouwen wint. Laat zien dat jij een betrouwbare partij bent om zaken mee te doen. Een klant is nu op het punt gekomen dat hij op zoek is naar risicobeperking. Dit kun je het beste doen door te laten zien dat je andere vergelijkbare klanten ook naar tevredenheid hebt geholpen. Plaats daarom boven je prijsvoorstel de logo's van andere klanten die je naar behoren hebt geholpen. Eventuele prijzen of onderscheidingen zijn ook op zijn plek hier. Alles wat bij kan dragen aan het vertrouwen in jouw bedrijf is hier gepast.
Logo's van andere klanten zijn de meest overtuigende elementen die je toe kunt voegen aan een offerte. Heb jij een grote naam waar je eerder aan hebt geleverd? Wees niet bescheiden, maar laat het zien!
- Prijsvoorstel: benoem alle uit te voeren diensten
Som in het prijsvoorstel de diensten op die je wilt gaan leveren. Schrijf hierbij zo volledig mogelijk op wat je allemaal doet binnen het budget. Geef ook duidelijk aan waarop je prijsstelling is gebaseerd. Een vaste prijs, nacalculatie of op projectbasis.
- De voorwaarden: wees transparant, schep een verwachting
Wees duidelijk over de voorwaarden waaronder jij levert. Zet daarom alle kleine letters direct in de prijsopgave. Je zult misschien denken dat dit afschrikt. Het tegendeel is juist waar. Door dit transparant in je offerte te zetten, voorkom je verrassingen of scheve verwachtingen achteraf. Na het lezen van jouw voorwaarden weet de klant wat hij van jou mag verwachten.
Extra tip:
Maak weer een Template van jouw voorwaarden. Deze kun je dan steeds opnieuw invoegen in een handomdraai. HubSpot heeft vele automation tools om jouw werkzaamheden te versnellen.
- Digitaal ondertekenen: een klantreis zonder frictie
Een klant weet nu goed waar jij voor staat, wat jouw tarieven zijn en ook onder welke voorwaarden je kan leveren. Zorg ervoor dat de klant jouw offerte direct digitaal kan ondertekenen. Zo voorkom je namelijk frictie, bijvoorbeeld dat hij eerst moet mailen, hij moet wachten op jouw reactie etc. Een belangrijk ingrediënt van [Inbound] en [Account Based Marketing] draait om het ijzer smeden wanneer het heet is. Hoe haal je een barrière weg? Door de klant in staat te stellen om direct zelf digitaal te ondertekenen. Met de vernieuwde HubSpot Quotes is het mogelijk.
De HubSpot Sales Hub heeft namelijk de mogelijkheid om een klant direct te laten tekenen. via een E-signature. De klant kan vervolgens via een e-mail bevestigen dat hij de tekenbevoegde persoon is waarna je rechtsgeldig een opdracht akkoord binnen hebt gekregen.
Wanneer je beschikt over HubSpot Sales Enterprise heb je bovendien de mogelijkheid om deze offertes automatisch op gewonnen te zetten in je funnel. Op naar de volgende deal die persoonlijk wordt verkocht!
